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團隊政機關公文格式標準

提高團隊政機關公文的規(guī)范化、標準化水平，2012年6月29日，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發(fā)布了《團隊政機關公文格式》國家標準（GB/T9704-2012）。該標準于2012年7月1日起正式實施。此標準是對國標《國家行政機關公文格式》(GB/T9704-1999)的修訂，對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規(guī)定。特別是將團隊政機關公文用紙統(tǒng)一為國際標準A4型，首次統(tǒng)一了團隊政機關公文格式要素的編排規(guī)則，使團隊政機關公文的表現(xiàn)形式更加規(guī)范。

1.公文用紙幅面尺寸及版面要求

1.1幅面尺寸

公文用紙采用A4型紙，其成品畫幅尺寸為：210mm×297mm。

1.2版面

1.2.1頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。

1.2.2字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調(diào)整。

1.2.3行數(shù)和字數(shù)

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調(diào)整。

1.2.4文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

2.印刷裝訂要求

2.1印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無劃痕。

2.2裝訂要求

公文應當左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸誤差±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應當：

（a）訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；

（b）無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

（c）騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm--5mm。

包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

3.公文格式各要素編排規(guī)則

3.1公文格式各要素的劃分

標準將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。

3.2版頭

3.2.1份號

如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

3.2.2密級和保密期限

如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。

3.2.3緊急程度

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

3.2.4發(fā)文機關標志

由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。

3.2.5發(fā)文字號

編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

3.2.6簽發(fā)人

由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

3.2.7版頭中的分隔線

發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

3.3主體

3.3.1標題

一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

3.3.2主送機關

編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法見3.4.2。

3.3.3正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

3.3.4附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.xx”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

3.3.5發(fā)文機關署名、成文日期和印章

3.3.5.1加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

3.3.5.2不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。

3.3.5.3加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。

簽名章一般用紅色。

3.3.5.4成文日期中的數(shù)字

用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

3.3.6附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

3.3.7附件

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

3.4版記

3.4.1版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

3.4.2抄送機關

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

3.4.3印發(fā)機關和印發(fā)日期

印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

3.5頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

【操作圖解】

一、頁面設置

1.選擇“文件”——“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。

2.選擇“紙張”附簽，“紙張大小”設成“A4”。

3.選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”，“頁腳”設置成“2.5厘米”。

4.選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕。

5.進入“文檔網(wǎng)格”附簽，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”，將“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號仿宋體為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

二、插入頁號

1.選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側(cè)”。

2.然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設置為－１－，－２－，－３－顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。

3.雙擊頁碼，選中頁碼（包括左右兩條短線），將頁碼字號設置成“四號”；字體為宋體的阿拉伯數(shù)字；奇數(shù)頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設置成左空一個漢字。

三、文號制作

1.平行文或下行文號：文號——三號仿宋、居中顯示，編排在發(fā)文機關標識下空二行位置。

2.上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā)人——三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字的距離，編排在發(fā)文機關標識下空二行位置。

注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

四、公文正文排版

制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其他軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：

1.標題——2號小標宋字體，居中顯示，編排于紅色分隔線下空二行位置。

2.主送機關——3號仿宋字體，居左頂格，冒號使用全角方式，編排于標題下空一行位置。

3.正文——3號仿宋字體。

4．文種結(jié)構(gòu)層次——依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注。一級標題用3號黑體字，二級標題用3號楷體，三級和四級和正文一樣用3號仿宋。

5.附件——是正文內(nèi)容的組成部分。3號仿宋字體，在正文下空一行，左空2字編排，“附件”二字后標全角冒號和附件名稱，附件名稱后不標注標點符號。

6.發(fā)文機關署名——3號仿宋字體，距最后一行正文內(nèi)容3個空行放置，以成文日期為準居中編排。

7.成文日期——3號仿宋字體，發(fā)文機關下方右空4個字格編排。

8.印章——加蓋端正，以成文日期中心為準，印章下端壓成文日期。

五、版記制作

1.選擇“表格”——“插入”——“表格”，設置“列數(shù)”為1，“行數(shù)”為2。

2.選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”。

3.然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，豎線取消；同時，設置第一行和最后一行下線的寬度為1?磅，中間一行下線寬度為?磅，點擊“確定”。

4.進入“表格屬性”——“列”附簽，設置指定寬度為15.6厘米，點擊確定。

5.在制作成功的表格第一行，輸入主送單位、抄送單位，用4號仿宋體字，編排在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號；表格第二行，輸入印發(fā)機關、印發(fā)日期，用4號仿宋體字，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字后加“印發(fā)”二字。

主送：市z府

抄送：×××××、×××××、××××、××××、××××、×××××。

××市××××局201X年X月X日

注：因現(xiàn)行的規(guī)范是要求公文雙面打印的，因此公文的最后一頁必定是偶數(shù)頁，也就是如果公文在奇數(shù)頁完結(jié)，則要版記排在背面的偶數(shù)頁，否則背面偶數(shù)頁空白，不是一個整體。

六、打印設置

機關公文打印采用雙面印刷，左側(cè)裝訂，現(xiàn)有大部分打印設備只具備單面打印功能，請按以下步驟設置文本打印。

1.選擇“文件”——“打印”——“打印（R）”，設置奇數(shù)頁，點擊“確定”。

2.將打印完畢的奇數(shù)頁文件，空白背面按順序疊放，放置打印設備送紙盒。

3.選擇“文件”——“打印”——“打?。≧）”，設置偶數(shù)頁，點擊“確定”。

附：機關正式公文格式圖解

（來源：國家標準化管理委員會）

（全文共4945字，圖片和個別字詞未顯示，點“立即下載”獲取電子版全文）

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